Die Digitalisierung einer Kanzlei ist heutzutage unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Bedürfnisse moderner Kunden zu erfüllen. Aber wie geht man am besten vor und welche Faktoren müssen beachtet werden? Die wichtigsten Schritte und Tipps verraten wir Dir im Folgenden.

Wichtig zu Beginn: Bestandsaufnahme der aktuellen IT-Infrastruktur

Nutzt Du sowohl digitale Dokumente als auch klassische Papierbögen? Dann arbeitest Du wie die meisten Kanzleien noch im sogenannten Hybridbetrieb. Legal-Tech-Unternehmen orientieren sich jedoch an den Bedürfnissen moderner Kunden und versuchen, die neueste Technik zu ihrem eigenen Vorteil zu nutzen.

Bevor Du beginnst, Deine Kanzlei zu digitalisieren, empfehlen wir Dir eine Bestandsaufnahme durchzuführen. Welche Systeme, Anwendungen und Prozesse verwendest Du derzeit in der Kanzlei und in welchen Bereichen siehst Du Verbesserungspotential?

Kick-Off-Meeting für den Startschuss im Team

Steht die Entscheidung zur Digitalisierung Deiner Kanzlei fest, kommunizierst Du den Prozess am besten baldmöglichst im Team. Mithilfe eines Kick-Off-Meetings kannst Du alle Teammitglieder involvieren, ein Projektteam entwickeln und Unsicherheiten klären.

Tipp: Gezielte Workshops und Fortbildungen können helfen, mögliche Kenntnislücken Deiner Mitarbeiter:innen zu schließen.

Schritt für Schritt zur digitalen Kanzlei

Strategie zur Digitalisierung Deiner Kanzlei entwickeln

Die erfolgreiche Digitalisierung einer Kanzlei erfordert eine umfassende Strategie. Diese basiert auf folgenden Zielen:

• Integration neuer Technologien
• Optimierung von Arbeitsprozessen
• Verbesserung der Kundenerfahrung
• Steigerung der Effizienz

Wichtig: Stelle sicher, dass ausgewählte Tools und Software gut integriert werden können und dass Schulungen für das Team angeboten werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen effektiv damit arbeiten können.

Neue digitale Kommunikationstools optimieren den Austausch

Mandanten und Mantantinnen wünschen sich heutzutage eine schnelle und möglichst einfache Kommunikation. Mit digitalen Tools kannst Du diesem Bedürfnis nachkommen und die eigene Effizienz optimieren.

Wichtig in einer digitalen Kanzlei: Sicherheit. Mittlerweile gibt es viele passende Tools und Programme wie zum Beispiel beA, welches die sichere Kommunikation von Rechtsanwälten und Rechtsanwältinnen untereinander oder mit externen Schnittstellen sicherstellt. Es basiert auf einer EGVP-Infrastruktur sowie einer elektronischen Signatur zur Authentifizierung.

Ab jetzt ohne Papier: So gelingt die digitale Dateiablage

Wenn Du bislang noch den Hybridzustand in der Kanzlei hattest, wird es Zeit, endgültig papierlos zu arbeiten. Entscheide Dich für eine bestimmte Struktur und verwende am besten eine Cloud-basierte Datensicherung. Das erleichtert die Zusammenarbeit im Team.

Für das Dokumentenmanagement Deiner digitalen Kanzlei gibt es mittlerweile verschiedene Anbieter auf dem Markt, von denen viele Cloud-basiert sind und somit von überall aus zugänglich sind. Falls Du Dir unsicher bist, welches Produkt am besten zu den Bedürfnissen der Kanzlei passt, beraten wir Dich gerne.

Unser Tipp: Die Verwendung von Metadaten kann dazu beitragen, dass Deine digitale Dateiablage besser organisiert ist und das Auffinden von Dokumenten erleichtert wird. Du kannst Metadaten in der Cloud-basierten Datenspeicherung verwenden, um Dateien zu kennzeichnen.

Terminbuchung und Telefonie in einer digitalen Kanzlei

Andere Branchen nutzen es bereits: die Online-Terminbuchung. Der große Vorteil: Deine Mandanten und Mandantinnen können unkompliziert und jederzeit Termine buchen. Im Zuge der Digitalisierung der Kanzlei kannst Du spezielle Tools und Programme wählen, um eine sichere und bequeme Terminvergabe gewährleisten zu können.

Die mobile Telefonie bietet ebenfalls Vorteile. Mithilfe der Verknüpfung mit extern abrufbaren Speichern sowie Aktenvermerken in der E-Akte gelingt auch dieser Prozess in der Regel problemlos.

Spracherkennungsprogramme einführen und interne Arbeitsabläufe optimieren

Diktate sowie deren manuelle Erfassung im Schreibprogramm können sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Durch die Verwendung von modernen Spracherkennungsprogrammen benötigst Du keine Mitarbeiter:innen mehr, die eingesprochene Texte händisch erfassen. Eine gezielte Korrektur genügt. Dadurch sparst Du wertvolle Arbeitszeit Deiner Mitarbeiter:innen.

Bei allen Schritten wichtig: Datensicherheit

Das zentrale Thema einer digitalen Kanzlei ist die Sicherheit von Daten. Folgende Aspekte sind dabei essentiell:

• Datensicherheitskonzept mit Aspekten wie beispielsweise Zugriffskontrollen, Backup- und Recovery-Mechanismen sowie Verschlüsselung.
• Zugriffskontrolle
• Backup- und Recovery-Mechanismen
• Schulung der Mitarbeiter:innen
• Regelmäßige Überprüfung

Wie wird man eine Digitale Kanzlei mit DATEV?

Um Zugang zu den DATEV-Produkten und -Dienstleistungen zu erhalten, musst Du zunächst Mitglied bei DATEV werden. Nun hast Du Zugriff auf eine Vielzahl von Schulungen und Zertifizierungen, die Dir und dem Team helfen, vorhandene Kenntnisse in verschiedenen Bereichen der Digitalisierung zu verbessern.

Gut zu wissen: Das Label Digitale DATEV-Kanzlei gibt anschließend den individuellen Digitalisierungsgrad an. Für genauere Informationen kannst Du Dich auch an Deinen Ansprechpartner oder Deine Ansprechpartnerin bei DATEV wenden.

Digitalisierung Deiner Kanzlei – wir helfen Dir dabei

Du möchtest die Prozesse Deiner Kanzlei digitalisieren und von den Vorteilen moderner Lösungen profitieren? Wir helfen Dir, den passenden Ansatz zu finden. Kontaktiere uns gerne für eine maßgeschneiderte Lösung.

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